In questi giorni in cui la campagna vaccinale sta andando a gonfie vele e le riaperture riaccendono la speranza di tornare a una nuova realtà che sarà un mix di passato, presente e futuro, anche io ho tirato le somme degli insegnamenti che quest’ultimo anno e mezzo mi ha lasciato. In questo post vi parlerò nello specifico di cosa ho capito della produttività, a volte aumentata e a volte messa a dura prova, durante la pandemia.
La produttività non è mai uguale
Premetto che lo smartworking lo conosco da ben prima della pandemia in quanto ho sempre lavorato con collaboratori e clienti in giro per l’Italia ed è stato sempre parte integrante della mia vita professionale. Ma fino a Marzo 2020 ho sempre mantenuto un’ impostazione classica delle mie routine: alzarmi sempre alla stessa ora, scendere a piedi in ufficio, fare pausa pranzo e staccare completamente quando avevo finito. Mancano i contatti umani e le conversazioni stimolanti che puoi avere con colleghi, clienti, e fornitori. Utilizzando messaggistica è difficile sentirsi stimolati da persone che condividono il tuo stesso obiettivo. Lavorare da casa inizialmente stravolge tutte queste abitudini, e aggiunge distrazioni come bambini e animali che corrono e fanno chiasso per casa.
Come adattarsi?
L’adattamento al tempo in cui stiamo vivendo è difficile. Non è semplice come cambiare il tuo tragitto verso il lavoro, è cercare di trovare modi diversi per combattere le distrazioni intorno a te e cambiare rapidamente i modi in cui lavori da solo. Alcuni lavori si basano sul lavorare accanto a una squadra. Non che non siano capaci di fare il lavoro da soli, ma alcuni lavori hanno bisogno di collaborazione.
Penso che un modo in cui possiamo adattarci è utilizzare i tempi di riunione. Dato che non è pratico avere 30 riunioni in un giorno, assicurarsi di utilizzare il tempo che si ha durante le riunioni è molto importante. La prossima cosa che possiamo fare è venire con idee pronte da condividere alle riunioni. Essere preparati, averle scritte, e pronti con qualsiasi idea relativa alle riunioni è molto importante. È una brutta sensazione dimenticare ciò di cui si voleva parlare durante la riunione e poi ricordarsene proprio quando finisce.
Efficienza non significa Produttività
Si può essere efficienti per svolgere il compito sbagliato, e questo non è necessariamente produttivo. C’è una differenza tra efficienza e produttività che è estremamente cruciale da capire quando si lavora da casa. È importante comprendere quali sono gli elementi ad alta priorità. Puoi trovarti a lavorare in modo molto efficiente attraverso un compito, ma se a fine giornata, se questo porta poco o nessun valore a te stesso o a chi ti circonda, questo potrebbe significare che non sei stato necessariamente produttivo durante quel periodo. Penso che in generale sia difficile essere il più produttivo possibile quando si lavora da casa, a meno che non si faccia affidamento su nessuno se non su se stessi. Ci sono pochissime posizioni di lavoro che non richiedono nessun altro intorno a te. Detto questo, a volte lavorare in gruppo durante una riunione su un punto ad alta priorità è più produttivo che lavorare il più velocemente possibile da soli.
Quali sono alcuni passi per essere più produttivi ed efficienti?
1.Analizzare le voci ad alta priorità per la settimana e completarle in ordine dalla più alta alla più bassa
A volte, ritardare il completamento di un compito può bloccare uno dei vostri colleghi dal fare alcune delle loro voci sulla loro lista. È fondamentale confrontarsi con quelli con cui siete stati vicini, per vedere se c’è qualche beneficio nel lavorare prima su certi compiti.
2.Fai un check-in con i colleghi con cui lavori a stretto contatto per vedere come i tuoi compiti influenzano i loro.
A volte ritardare il completamento di un compito può bloccare uno dei vostri colleghi dal fare alcune delle loro voci sulla loro lista di cose da fare. È fondamentale controllare con quelli con cui siete stati vicini per vedere se c’è qualche beneficio nel lavorare prima su certi compiti.
3.Arriva preparato ai meeting
Sembra banale, ma se hai sempre un’idea che vuoi condividere o di cui vuoi parlare alle riunioni, assicurati di presentarti con le idee scritte e organizzate in modo da poterle consegnare e parlarne prontamente. Non andare “a braccio” se non ti senti pronto.
4.Fai esercizio fisico prima di lavorare
Può sembrare difficile da fare se vi state già svegliando molto presto, tuttavia, potreste scoprire che la ginnastica mette il turbo alla vostra produttività. Ci sono chiari benefici per la salute nell’allenarsi per prima cosa al mattino, lo noterete anche nel lavoro che sarete più lucidi e con tanta energia, mens sana in corpore sano dicevano gli antichi romani.
I momenti meno produttivi possono dare più gioia
Stare più tempo a casa con la famiglia mi ha portato molta gioia anche in questo periodo. Anche se a volte siete un po’ meno produttivi, perché avete dei piccoli che corrono per casa, questo può portarvi più gioia. È abbastanza speciale avere la possibilità di essere presenti per i nostri piccoli che crescono durante quest’anno.
Fino al 2019 ero 9 mesi l’anno in giro per l’Italia per il mio lavoro di Formazione e Coaching, ero più nella penisola che nella mia Sicilia. I nipoti crescono velocemente e a volte si ha la possibilità di perdere grandi momenti quando si è al lavoro. Detto questo, potresti aver avuto la possibilità di vivere alcuni momenti estremamente gioiosi con la tua famiglia quest’anno perché hai potuto lavorare da casa. Inoltre, se passi più tempo con la tua famiglia durante la giornata di lavoro, potresti vederti meno produttivo in cambio.
Mi mancano i brainstorm produttivi in Office
Scrivendo tutti questi inglesismi riesco a ricordare l’atmosfera di quelle riunioni in cui si dovevano sfornare idee, o progettare una campagna di marketing. Le continuo a fare su Zoom ma il fascino di farle di presenza, il confronto diretto, gli innumerevoli fogli sul tavolo, le esclamazioni di alcuni colleghi come l’indimenticabile collega di Roma che ti scuoteva e ti urlava “siamo carichi a pallettoni!”, le sere magiche in cui facevamo tardi e ordinavamo una pizza all’ultimo minuto, manca molto. In videochiamata i brainstorming perdono questi momenti ma spesso anche la concentrazione, il focus sull’obiettivo perchè spesso c’è qualcuno che ha problemi di linea, l’altro che viene disturbato in casa, o colui che riesce a trovare sempre una scusa per lasciare in anticipo la riunione chiudendo semplicemente un PC.
Come fare delle buone sessioni di Brainstorming da casa
Bisogna ritagliare dei tempi ben precisi per le riunioni online, i partecipanti sapranno che per 1 ora saranno impegnati e se vogliono lasciare la riunione sarà solo per un valido motivo. Le riunioni troppo lunghe e inconcludenti (proprio a causa dell’impreparazione di cui parlavo prima), sono delle inutili perdite di tempo, e i componenti del tuo team troveranno una scusa per lasciare la stanza peggiorando le cose.
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