È facile sentirsi appesantiti in questi giorni, soprattutto quando si accede a LinkedIn. Come un domino, le aziende tecnologiche annunciano licenziamenti su licenziamenti. È un flusso ininterrotto di post deprimenti sui social, da “ogni storia ha una fine” a “il mio ruolo è stato colpito”, seguiti da persone benintenzionate che offrono sostegno e introduzioni alla rete.
Quando le aziende licenziano i dipendenti, spesso danno la colpa alla loro produttività inferiore alle aspettative. Ma cos’è esattamente la produttività? Come si misura?
Definizione di Produttività
Wall Street e i direttori finanziari delle aziende hanno una propria definizione: La produttività è misurata come la produzione totale divisa per l’input totale, che include la manodopera. Se i ricavi e gli utili scendono al di sotto delle aspettative degli analisti, soprattutto se l’azienda si è data alle assunzioni, la produttività appare bassa.
Gli individui, invece, pensano spesso alla produttività in relazione al loro flusso di lavoro. Quanto velocemente riescono a completare i compiti della loro lista di cose da fare? Quali trucchi possono utilizzare per migliorare la loro produttività personale, come la tecnica del Pomodoro o lo zero-inbox?
Come si vede, il contesto è importante.
Secondo il dizionario, la produttività è definita come “la capacità di generare, creare, migliorare o produrre beni e servizi”.
Sia Wall Street che i privati utilizzano alcuni aspetti di questa definizione, ma la misurano in modo diverso. Wall Street guarda alla generazione di ricchezza monetaria. Gli individui, invece, si concentrano su ciò che loro stessi o il loro team possono creare: quegli elenchi di cose da fare che alla fine portano alla produzione di beni e servizi.
Ogni azienda può migliorare la produttività riducendo il “lavoro sul lavoro”.
Ogni azienda può migliorare la propria produttività. (E no, non mi aspetto che ci trasformiamo tutti in robot).
Perché ne sono così sicuro? Ci sono sempre degli input (si pensi al lavoro, alle risorse e all’attenzione) che non generano risultati significativi.
Secondo il rapporto Anatomy of Work di Asana, i dipendenti trascorrono in media il 60% del loro tempo in attività non a valore aggiunto che sono “lavoro sul lavoro”, come comunicare sul lavoro, cercare informazioni, passare da un’app all’altra, gestire priorità mutevoli e inseguire aggiornamenti di stato. Solo il 40% del tempo di un dipendente è dedicato a lavori qualificati o strategici.
Osservando la nostra definizione di produttività, possiamo notare che il “lavoro sul lavoro” è un difetto del sistema; riduce il tempo che i dipendenti potrebbero dedicare alla generazione di lavoro qualificato o strategico. In effetti, il rapporto di Asana ha concluso che quasi tre mesi del tempo di un dipendente all’anno potrebbero essere eliminati senza impattare negativamente sui risultati.
Ripeto: in base agli attuali modelli di lavoro, la maggior parte dei dipendenti potrebbe prendersi l’intera estate senza incidere sulla propria produttività.
Secondo la ricerca di Asana:
Ogni settimana i lavoratori perdono in media quasi tre ore per riunioni inutili. Ogni giorno sono bombardati da 32 e-mail. Ogni ora, la loro attenzione è frammentata tra strumenti scollegati tra loro e devono passare continuamente da uno all’altro.
Il “lavoro sul lavoro” è un elemento radicato nelle organizzazioni moderne ed è ancora il più grande ostacolo alla produttività, che le organizzazioni non dovrebbero prendere alla leggera. Troppi lavoratori sono bloccati in questo buco nero, risucchiati in un mondo di piccoli compiti che si sommano in un enorme fardello.
Riducendo il tempo dedicato al “lavoro sul lavoro”, è possibile migliorare immediatamente l’equazione della produttività.
3 modi pratici per ridurre il “lavoro sul lavoro” e aumentare la produttività
Condurre una verifica delle riunioni per ridurre le comunicazioni di lavoro non necessarie.
Esaminate tutte le riunioni che voi e il vostro team avete tenuto nelle ultime due settimane (o un mese, se volete un’istantanea più precisa). Per ogni riunione, annotate se era necessaria e come potreste modificare la cadenza, la durata o i partecipanti per ridurre il peso della riunione. Quindi, sperimentate questi cambiamenti nelle prossime settimane.
Fate pulizia per facilitare la ricerca delle informazioni
Tutti abbiamo un “cassetto delle cianfrusaglie” a casa. Quello pieno di vecchi menu da asporto e di spiccioli. Allo stesso modo, potrebbero esserci cartelle o documenti casuali sparsi sul desktop del computer o nel tuo CRM.
Ritagliatevi del tempo per ripulire la vostra base di conoscenze o, come la chiamiamo noi, la vostra “casa digitale”. Prendete in considerazione l’idea di programmare una “giornata di pulizia” trimestrale e assicuratevi che la vostra documentazione sia aggiornata, con tutto al posto giusto e con un proprietario chiaro.
Utilizzate i modelli per recuperare il tempo speso a vedere gli aggiornamenti di stato o compiere operazioni ripetitive.
Che tipo di lavoro ripetete settimana dopo settimana? Forse si tratta di aggiungere un contatto nel CRM di Salesforce o di creare una presentazione di revisione trimestrale per il cliente. Forse siete un product manager e raccogliete gli stessi requisiti sprint dopo sprint.
Qualunque cosa sia, se è ripetibile, smettete di reinventare la ruota. Sviluppate invece un modello plug-and-play, una volta per tutte, e poi andate avanti. Ciò potrebbe significare progettare un documento di presentazione standard, un’attività ricorrente su Asana o programmare un’automazione Zapier. Dedicare il tempo necessario per creare un modello può far risparmiare a voi e al vostro team tempo ed energia in futuro.
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